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Scan@home di Kodak: scansione dei documenti in remoto

21/12/2020

Una soluzione studiata ad hoc per aiutare le aziende ad eseguire la scansione dei documenti da remoto arriva dalla collaborazione tra Xenith Intelligent Workplace Services e Kodak Alaris . Si chiama Scan@Home e si integra nella linea di sistemi aziendali.

I processi delle aziende sono stati recentemente sottoposti a una revisione che ha evidenziato quanto fossero inadeguati rispetto alla possibilità di lavorare in remoto. Quella del lavoro da casa è una nuova modalità di lavorare che ha coinvolto una enorme fetta di business e lavoratori a causa dell’emergenza sanitaria che il mondo sta affrontando.

I dipendenti delle aziende hanno dovuto riorganizzare il loro lavoro da casa, ma spesso non possono contare sull’accesso ai sistemi di back-office e non hanno la possibilità di utilizzare i dispositivi a cui sono normalmente abituati, come scanner e stampati per la scansione e stampa dei documenti.

La scansione e l’invio di fatture, l’archiviazione di documenti e la gestione di dati può diventare molto complessa senza il supporto di un reparto IT e soluzioni funzionali al lavoro da remoto.

Se, infatti, fino a pochi mesi la scansione dei documenti era un procedimento normale e integrato nei flussi di lavoro di molte aziende con la necessità di svolgere il lavoro da casa, molti dipendenti hanno dovuto optare per soluzioni artigianali, trasportando scatole piene di documenti dall’ufficio alla loro abitazione.

Documenti che spesso devono essere elaborati e poi scannerizzati in un altro sistema o condivisi via e-mail.

A questo tipo di problematiche risponde la soluzione elaborata da Xenith Intelligent Workplace Services in collaborazione con con Kodak Alaris.

Un servizio completamente gestito per usufruire di Scan@Home

Che cos’è Scan@Home

Scan@Home una soluzione preconfigurata per la scansione dei documenti da casa. Studiato per tutte quelle aziende che devono digitalizzare documenti cartacei direttamente nei sistemi aziendali - anche mentre i dipendenti lavorano da casa, Xenith Intelligent Workplace Services ha collaborato con Kodak Alaris per creare una soluzione Smart Scan@Home preconfigurata e installata sulla piattaforma INfuse che si integra direttamente nella Linea di Impresa (Line-of-Business LOB). Le aziende, ora, possono utilizzare un servizio completamente gestito per fornire scanner preconfigurati ai dipendenti in remoto.

Come funziona?

Per attivare la configurazione dello scanner il dipendente da casa deve semplicemente collegare lo scanner e configurare un foglio prestampato di configurazione intelligente. I vantaggi di questo sistema sono:

  • una sicurezza a livello di quella aziendale,
  • un percorso dati e un percorso di controllo separati per isolare i contenuti riservati,
  • una trasmissione sicura ovunque.

Come si attiva?

  • Non è necessario alcun intervento per la configurazione o dell’IT. È sufficiente connettersi al Wi-Fi o collegarsi a una rete domestica per iniziare a utilizzarlo, dato che tutto è preconfigurato a distanza.
  • Gli utenti finali sono operativi entro 2 giorni dall'iscrizione.

Le aziende possono essere operative rapidamente. Il sistema non richiede alcuna connessione al PC o software locale. Non sono richieste conoscenze informatiche da parte dei dipendenti che lavorano da casa; per effettuare la configurazione della Scan@Home Solution è sufficiente scompattare, inserire un plug-in, connettersi a Internet e scansionare un foglio di codice a barre prestampato per attivare e avviare la scansione!

Caratteristiche e funzionalità di Xenith

Preconfigura i flussi di lavoro in modo personalizzato. In questo modo inviare un documento alla persona giusta o salvare le informazioni in un repository senza sbagliare, o nell’unità di rete o nel sistema di back-end, diventano azioni preconfigurate.

  • Xenith collega il software o la linea di applicazioni aziendali, come l'elaborazione delle fatture, la gestione delle cartelle cliniche o la gestione degli account dei clienti, alle API di Kodak Alaris per creare una soluzione completa.
  • È completamente gestito dall’assistenza, controllato e programmato attraverso il loro servizio cloud in Microsoft Azure.


INfuse Management di Kodak

Il software INfuse Management di Kodak Alaris consente a Xenith di gestire la flotta, impostare il flusso di lavoro, configurare i dispositivi e assegnare le licenze, tutte gestite da Xenith.

  • Il sistema è costantemente monitorato con notifiche per garantire una funzionalità senza interruzioni.
  • Se i processi aziendali cambiano, Xenith può modificare i flussi di lavoro in remoto in modo che l'utente finale non abbia alcun problema.

Il progresso tecnologico e l’innovazione sono un vantaggio per chi riesce ad adattarsi al cambiamento.

Lavorare in remoto può avere grandi vantaggi se le aziende sapranno adattarsi a questo nuovo modo di lavorare. Kodak Alaris, ancora una volta accompagna le aziende nella trasformazione fornendo gli asset tecnologici più innovativi e rispondenti alle esigenze del futuro.


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