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Come la scansione dei documenti può aiutare a garantire la conformità al GDPR

29/09/2020


La divisione Business di Panasonic ha sottolineato l’importanza della tecnologia per il rispetto delle normative Europee sulla protezione dei dati GDPR.

IL GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) entrato in vigore il 23 maggio 2018 ha l’obiettivo di rafforzare e unificare la protezione dei dati personali di cittadini dell'Unione europea (UE) e dei residenti nell'UE, sia all'interno che all'esterno dei confini dell'UE, restituendo ai cittadini il controllo dei propri dati personali, semplificando il contesto normativo che riguarda gli affari internazionali, unificando e rendendo omogenea la normativa privacy dentro l'UE.

La necessità di uniformarsi a tale regolamentazione ha rappresentato e rappresenta per molte aziende una sfida complessa che richiede di modificare e adeguare alcuni processi che interessano i dati di clienti e dipendenti. Le sanzioni previste per chi non osserva il GDPR possono raggiungere i 20 mln di euro.

Come la scansione dei documenti può aiutare a garantire la conformità al GDPR?

Sicurezza e privacy dei documenti

I documenti cartacei sono molto più facili da rubare, copiare o perdere. I documenti digitali, anche se archiviati su un sistema di archiviazione semplice, possono essere protetti da password e i dati possono essere crittografati digitalmente.

Ricerca dati

I documenti cartacei sono più complicati da ricercare così come il loro contenuto. Con i documenti digitali, questo processo sarà semplice, in particolare se i tuoi documenti digitali sono stati sottoposti a OCR (questo significa che è possibile cercare il testo all'interno di un documento).

Conservazione dei dati

La conservazione dei dati è molto più semplice con i documenti digitali, infatti utilizzando il software giusto, la conservazione dei dati può essere impostata e controllata automaticamente da una serie di regole.

Costo

Il costo dell'elaborazione dei dati cartacei in conformità con il GDPR è di gran lunga superiore rispetto all'elaborazione dei dati digitali. Sebbene il costo stesso non garantisca la conformità al GDPR, è una considerazione importante per qualsiasi azienda quando valuta le opzioni.

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