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Scanner vs Multifunzione: Cosa cambia nei risultati

12/03/2021

L’innovazione è guidata dai Dati. La gestione delle informazioni diventa, dunque, un passaggio fondamentale per tutte le aziende che vogliono stare al passo e approfittare dei vantaggi legati alla trasformazione digitale.

Tuttavia se i vantaggi di una più snella e accessibile gestione delle informazioni e dei dati sembrano essere evidenti, dall’altro molte aziende devono fare i conti con gli strumenti a loro disposizione per attuare questo cambiamento.

Gli uffici sono spesso sprovvisti di macchinari di ultima generazione e apparecchiature obsolete e inadeguate non favoriscono digitalizzazione dei processi aziendali.

Per una corretta gestione dei dati è indispensabile veicolare le informazioni in modo corretto facendole arrivare agli operatori con un corretto flusso di trasmissione.

Molte aziende adottano ancora un approccio paper based, in cui cioè i processi aziendali si basano su documenti cartacei. In questo caso prima della trasmissione dei dati è indispensabile una conversione dal cartaceo al digitale delle informazioni contenute sui documenti.

Cosa scegliere per effettuare questa operazione: Stampante Multifunzione o Scanner?

Due strade possibili che si differenziano però nei risultati. Ecco cosa cambia tra uno Scanner e una Stampante Multifunzione (MFP), anche detta dispositivo o periferica multifunzione.

Principali differenze tra MFP e scanner

Proviamo a fare chiarezza sulle differenze che ci sono tra uno scanner professionale e una stampante multifunzione.

Alcune differenze tra scanner e multifunzione possono essere fondamentali per aiutare le aziende a fare una scelta corretta e ottenere performance migliori nella gestione e archiviazione dei dati digitali.

A un primo sguardo, infatti, una stampante multifunzione media e uno scanner possono sembrare simili: entrambi gli strumenti sono dotati di un carrello di alimentazione della carta e di controlli per l’elaborazione dei documenti. Anche dal punto di vista degli output ci sono somiglianze tra le multifunzione e gli scanner: duplicare documenti.

Tuttavia la tipologia di duplicato prodotto è diversa se a produrlo è uno scanner o una MFP e serve a soddisfare esigenze diverse.

Gli scanner raggiungono livelli migliori nella qualità dell’immagine e sono dotati di funzionalità più avanzate, come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), per questo sono spesso complementari, per questo, alle multifunzioni.

Per la scansione di un documento, le multifunzioni con funzioni di scanner e fotocopiatrice possono impiegare fino a quattro volte in più del tempo che impiega uno scanner professionale e produrre un file fino a 4 volte più pesante.

Inceppamenti nell’alimentazione della carta si verificano con più facilità nelle stampanti multifunzione mentre gli scanner professionali riescono a gestire volumi più elevati.

Stampante Multifunzione

Vediamo ora nel dettaglio quali sono le principali caratteristiche di una stampante multifunzione.

Una stampante multifunzione, spesso abbreviata MFP, è una macchina che svolge più funzioni e non solo quella di fotocopiatrice. Scansioni, copie, stampe, invio di documenti tramite e-mail e fax, queste sono le principali operazioni svolte.

Una stampante multifunzione è quindi diversa da una semplice fotocopiatrice proprio perché è in grado di svolgere molte più azioni, sebbene spesso venga utilizzata esclusivamente per fare copie di documenti cartacei.

Scanner per documenti

A differenza delle fotocopiatrici e delle multifunzioni gli scanner trasformano un documento dal formato cartaceo a quello digitale, rendendolo accessibile per diverse operazioni.

L’operatività di uno scanner non è quindi limitata alla scansione del documento ma prosegue con altre operazioni dopo che questo è stato digitalizzato. Il documento, infatti, potrà facilmente essere:

  • Salvato su un file server centralizzato
  • Salvato su un dispositivo abilitato tramite Wi-Fi
  • Inviato a una stampante

Quando scegliere uno scanner per documenti?

La scelta è sempre determinata dalla tipologie di esigenza che ne è alla base. Se, ad esempio, il volume di documenti da scansionare è elevato è sempre meglio optare per un dispositivo dedicato esclusivamente a questo scopo.

Gli scanner sono ideali per:

  • La creazione e salvataggio di backup digitali di documenti essenziali;
  • La condivisione di file digitali e conservazione veloce ed efficiente dei dati;

In questi casi, le prestazioni di uno scanner professionale dotato di un software avanzato per la scansione saranno di gran lunga superiori a quelle di un dispositivo multifunzionale.

Quali prestazioni aspettarsi da uno scanner per documenti.

1. Una elevata qualità dell'immagine dalle operazioni di scansione

Gli scanner Kodak Alaris, ad esempio sono dotati di tecnologia “perfect page”. La tecnologia Perfect Page offre diverse tecniche per migliorare la qualità dell’immagine senza la necessità di numerosi e macchinosi sforzi manuali durante la fase di preparazione dei documenti o anche nel successivo processo di scansione.

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2. Salvataggio dei file in più formati

Gli scanner professionali consentono di risparmiare tempo e denaro offrendo la possibilità di salvare i file nei formati preferiti direttamente nelle loro destinazioni finali.

3. Velocità di scansione

Uno scanner Kodak Alaris, dotato di tecnologia tecnologia Smart Touch, può acquisire un documento standard in 17 secondi. Il file risultante ha una dimensione di 0,7 MB. Queste le prestazioni principali che rendono uno scanner professionale preferibile a una multifunzione per svolgere operazioni di digitalizzazione, gestione e archiviazione dei dati. Le aziende che utilizzano le multifunzioni risultano, in questo tipo di processi, almeno il 75% meno efficienti rispetto alle aziende che utilizzano solo scanner.

Contattaci per una consulenza sulla scelta dello scanner più adatto alle tue esigenze.


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