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Scanner in ufficio: ecco quanto lavoro puoi risparmiare.

05/10/2020

Come integrare operazioni digitali e cartacee con lo scanner per l’ufficio.

Oggi, nell’era del digitale, è fondamentale per le aziende di qualsiasi settore e grandezza sfrutta il vantaggio competitivo offerto dalla tecnologia. Eppure in molte aziende e uffici il digitale non ha ancora del tutto sostituito la carta; i processi si basano su copie cartacee e richiedono, molto spesso, un grosso investimento in termini di tempo e risorse. L’inserimento di strumenti tecnologici e più avanzati come gli Scanner Panasonic per il business in queste operazioni è, oggi, indispensabile per colmare il divario tra il sistema manuale e cartaceo e quello automatico e digitale.

L’obiettivo principale è trasmettere in modo sicuro, semplice e veloce i dati dalla carta ai sistemi online (computer, tablet, smartphone), conservando ed elaborando ogni informazione contenuta nei documenti cartacei.

La nuova generazione di scanner per documenti e le molteplici tecnologie e software che supportano le loro operazioni, rispondono a questa esigenza fornendo alle aziende un contributo per aiutare il business.

Ottimizzare i tempi con lo scanner giusto per il lavoro.

Dotarsi di uno scanner per documenti non porta all’azienda solo un risparmio di carta. I vantaggi che derivano dall’uso di scanner professionali in ufficio si registrano anche in una riduzione delle ore di lavoro e quindi con un notevole risparmio di tempo.

Con la trasformazione dei documenti cartacei in registrazioni digitali una sola persona può svolgere funzioni che tradizionalmente avrebbero coinvolto più risorse. La riduzione al minimo della duplicazione del lavoro porta automaticamente a un miglioramento dell’efficienza e della produttività.

Una delle operazioni più critiche del lavoro in ufficio e che richiede attenzione e accuratezza è la registrazione dei dati proveniente dalla documentazione cartacea. Le criticità, infatti, non sono solo di carattere operativo (è un’operazione che richiede tempo, concentrazione e ha un’alta percentuale di errore), ma anche normativo: l’archiviazione e conservazione dei dati è sottoposta a una regolamentazione precisa.

Ecco perché una scansione di documenti di buona qualità, che offre affidabilità e precisione, è lo strumento ideale per eseguire questa attività.

Come funziona la scansione dei documenti in ufficio.

Gli scanner di ultima generazione sono in grado di gestire diversi tipi e formati di carta semplificando la gestione della scansione di documenti multi-formato. Con l’acquisizione veloce di dati grazie ai software appositi collegati allo scanner è possibile interagire con i clienti in modo veloce e immediato, fin dal momento in cui arrivano presso l’azienda.

Ecco due esempi reali di come l’uso di uno scanner professionale può impattare positivamente sui processi lavorativi di un’azienda:

“Il personale della reception, ad esempio, può acquisire facilmente documenti ID, memorizzarli in maniera sicura e associarli immediatamente alle registrazioni digitali esistenti. Allo stesso modo, qualsiasi modulo che accompagna le consegne può essere acquisito immediatamente, effettuando una registrazione istantanea, dotata di contrassegno temporale, di tale consegna e dell'esito positivo della sua ricezione”. (Marika - Foront Office)

“Alcuni ambienti e comparti delle aziende come magazzini, fabbriche, punti vendita e impianti di produzione sono spesso in rapido movimento e soggetti a pressioni lavorative ed è molto facile che le copie cartacee delle registrazioni vengano trascurate o addirittura perse. Con uno scanner per documenti, tali registrazioni fondamentali vengono trasferite immediatamente a un sistema digitale sicuro e sempre disponibile, il che significa che non vengono mai perse o archiviate in maniera erronea. Inoltre, dato che l'accesso alle informazioni può essere effettuato da remoto, è assolutamente possibile avere una comunicazione coordinata tra tutti gli uffici e sedi". (Marika - Foront Office)

Fatture, ordini di acquisto, ricevute, istruzioni di consegna... sono tutti documenti presenti nella quotidianità di un’azienda o di un ufficio o negozio che possono essere gestiti con gli scanner per documenti.

La scansione dei documenti e la loro memorizzazione elettronica riducono la necessità di spazio a favore di aree di lavoro più efficienti che favoriscano una maggiore produttività.

Allo stesso modo, dopo che un documento è stato digitalizzato, è molto più facile da gestire e da utilizzare in qualsiasi modo necessario.

Scansione dei documenti dove vuoi tu

Gli Scanner Panasonic per il business di ultima generazione sono, inoltre, in grado di connettersi direttamente alle operazioni aziendali, senza ostacolare o interrompere la condivisione o l’archiviazione dei dati. Gli scanner Panasonic offrono tre modalità di scansione “Push”, che permettono di utilizzarli con o senza connessione USB o a un PC, a seconda delle esigenze.

Grazie alla funzionalità di scansione preimpostata è possibile inviare i documenti acquisiti direttamente a un server FTP, a una cartella SMB o alla posta elettronica.

Connettendo lo scanner al PC o dispositivo mobile tramite una connessione cablata o wireless si eliminano la necessità di un ampio spazio di installazione e il costo per più PC. Ciò significa risparmiare sui costi operativi.

Scopri lo Scanner Panasonic KV-S1028Y ideale per trasmettere documenti in cloud o direttamente a un indirizzo email.

Se dopo aver letto questo post anche tu pensi che sia arrivato il momento di digitalizzare con un scanner professionale alcuni dei processi lavorativi della tua azienda, contattaci.

Discuteremo con te delle tue esigenze e sapremo consigliarti lo scanner più adatto.


Puoi leggere qui la nostra GUIDA ALLA SCELTA DELLO SCANNER, o chattare con un nostro operatore direttamente dalla home page.


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